Причины использования тайм-менеджмента

Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:

. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных); www.minetki.biz

. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);

. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);

. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);

. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);

. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);

. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);

. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);

. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).

После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.

Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.

«Поглотители времени». Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:

. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы.

. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу.

. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.

. Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.

. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.

. Недостаток организационного планирования. Расст

. Неумение слушать других людей.

. Неудовлетворительная организационная структура.

. Неразбериха в почте. Особенно актуальна для руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит через секретарский фильтр определения важности писем.

. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр.

. Нерешительность в деловых вопросах.

. Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки.

. Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.

. Чрезмерная офисная бюрократия.

. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня.