|
Хронометраж личного времени следует проводить за несколько рабочих дней, возможно, недель, чтобы проанализировать свой рабочий стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов времени. Тревожные симптомы близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:
. Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);
. Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);
. Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);
. Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);
. Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);
. Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);
. Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);
. Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);
. Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).
После проведения хронометража необходимо проанализировать все виды деятельности, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы по распределению областей работы относительно временных затрат - реальных и теоретически достижимых, составить листок помех.
Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т.е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.
«Поглотители времени». Проведя детальный анализ основных «поглотителей» времени, можно лучше контролировать свой рабочий процесс и избежать отвлекающих моментов. Основными причинами, заставляющими нас тратить время зря, признаны:
. Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, срывая рабочий настрой и не давая сосредоточиться на делах. С широким распространением сотовых телефонов проблема приобрела глобальные масштабы.
. Посетители, приходящие в офис, отвлекают вернее телефонов, потому что их невозможно проигнорировать или выполнять параллельно другую работу.
. Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.
. Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.
. Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
. Недостаток организационного планирования. Расст
. Неумение слушать других людей.
. Неудовлетворительная организационная структура.
. Неразбериха в почте. Особенно актуальна для руководителей, корреспонденция которых несвоевременно или вовсе не проходит через секретарский фильтр определения важности писем.
. Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр.
. Нерешительность в деловых вопросах.
. Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки.
. Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.
. Чрезмерная офисная бюрократия.
. Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня. |